Chapter 1: Konsep Dasar Manajemen Proyek Perangkat Lunak

1. Definisi Manajemen Proyek

Dalam buku A guide to the project manajement body of knowledge dijelaskan bahwa Manajemen Proyek adalah suatu aplikasi dari pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik-teknik untuk kegiatan proyek dalam memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholder) dan untuk mencapai harapan dari suatu proyek.

Harapan dari para pemangku kepentingan adalah terjadinya keseimbangan antara ruang lingkup, waktu, biaya, dan kualitas. Istilah manajemen proyek juga digunakan untuk menggambarkan sebuah pendekatan organisasi terhadap manajemen operasi berkesinambungan.

Oleh karena itu, kadangkala digunakan istilah manajemen proyek atau pendekatan proyek. Namun, apa pun maknanya, manajemen proyek adalah sesuatu yang sangat penting untuk diketahui oleh semua pemangku kepentingan dalam sebuah proyek.

Proyek adalah usaha sementara dalam mengerjakan sesuatu untuk mencapai atau menyelesaikan tujuan yang unik, dilakukan satu kali, satu waktu, satu cara, satu pihak, dan dalam lingkungan yang sama.

Kalau maksud dari proyek adalah demikian, maka untuk mendapatkan proyek kita harus memulai proyek baru dengan informasi baru, baik itu tujuan, waktu, cara, obyek, serta lingkungan yang baru.

Namun, ada juga yang menjelaskan bahwa proyek bersifat sementara, karena dibatasi oleh waktu mulai dan akhir, lokasi yang jelas dan sudah ditentukan, serta dibatasi oleh sumber daya lainnya.

Apa pun definisi spesifik tentang proyek yang dipilih, hampir setiap proyek akan memiliki banyak karakteristik yang sama. Pada tingkat yang paling dasar, sebuah proyek sebenarnya adalah respons terhadap kebutuhan dan sebagai solusi untuk menyelesaikan masalah.

Solusi proyek menjanjikan keuntungan, baik keuntungan yang bisa diukur dalam bentuk finansial maupun keuntungan yang tidak dapat diukur, misalnya dalam bentuk efektivitas, efisiensi, tata nilai, maupun produktivitas.

Untuk itu, tujuan dasar atau fundamental bagi sebagian besar proyek adalah seberapa besar manfaat dan keuntungan yang diberikan. Salah satu misi utama dari proyek adalah untuk melayani sebagian atau keseluruhan pengelolaan sumber daya menjadi hemat, efektif dan efisien. Ini bermakna bahwa sifat dari proyek tergantung pada sudut pandang dari orang atau pihak yang terlibat dalam proyek.

Masalahnya apakah semua proyek harus selalu menyelesaikan masalah yang baru ataukah proyek tersebut bisa didaur ulang atau mengerjakan kembali proyek yang sudah ada dikarenakan proyek tersebut sudah tidak memenuhi kualifikasi kelayakan dilihat dari berbagai aspek, misalnya karena perkembangan teknologi, kebutuhan data yang semakin besar, tingkat keamanan data yang tidak terjamin, atau sistem yang ada tidak dapat lagi meningkatkan produktivitas.

Hal inilah yang menyebabkan keunikan dari sebuah proyek perangkat lunak. Sebuah proyek disebut unik apabila proyek tersebut mengerjakan sesuatu yang tidak pernah dilakukan sebelumnya.

Karena keunikan ini, maka kadangkala kita mengalami kesulitan mendefinisikan tujuan proyek secara jelas, memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan, atau berapa banyak biaya yang dibutuhkan. Apalagi kalau proyek tersebut melibatkan sesuatu yang tidak pernah dilakukan sebelumnya.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam proyek perangkat lunak adalah
ketidakpastian. Hal ini disebabkan dalam setiap proyek perangkat lunak
sangat bergantung pada spesifikasi kebutuhan yang terus berkembang.

Lain halnya jika kebutuhan sistem tersebut ditentukan oleh pengguna (user), sehingga bisa direncanakan dengan tepat mengenai spesifikasi kebutuhan yang akan dikembangkan.

Ketidakpastian ini merupakan resiko ancaman yang selalu ada dalam setiap proyek. Ketidakpastian ini menjadi salah satu tantangan bagi manajemen proyek, terutama pada proyek-proyek yang melibatkan teknologi baru.

Pengelola proyek yang baik adalah kunci dari keberhasilan proyek. Pengelola proyek bekerja dengan sponsor proyek, kelompok proyek, dan orang yang terlibat dalam proyek untuk mencoba mengenalkan tujuannya.

Kemampuan untuk membuat rencana dan memprediksi hasil dengan tingkat kepercayaan yang tinggi adalah sebuah obat untuk menghindari ketidakpastian.

Pada umumnya, yang menjadi kendala dalam setiap proyek perangkat lunak adalah ruang lingkup, waktu, kualitas , dan biaya proyek. Namun, bukan berarti faktor yang lainnya tidak menjadi kendala, seperti sumber daya, komunikasi, konfigurasi dan risiko.

Semua faktor tersebut menjadi satu kesatuan dalam manajemen proyek yang harus dikelola dengan baik. Ada kalanya faktor yang kita anggap tidak penting, malah menjadi faktor kunci dalam kesuksesan proyek.

Misalnya ada sebuah tim proyek dapat memenuhi ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya, tetapi gagal untuk menjalin hubungan yang baik dengan user atau pihak yang terlibat dalam proyek.

2. Pandangan Terhadap Manajemen Proyek

Perkembangan terminologi manajemen proyek telah melewati satu rentang waktu yang relatif panjang, hal ini ditilik dari berbagai fase dari masalah yang sederhana ke masalah yang kompleks, begitu juga dalam tujuan, orientasi, ruang lingkup, dan terjadinya perubahan atau dinamika budaya dan taraf intelektual masyarakat.

Kata manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur, termasuk di dalamnya adalah apa yang diatur, apa tujuannya diatur, mengapa harus diatur, siapa yang mengatur, dan bagaimana mengaturnya.

Pada umumnya manajemen proyek memiliki beberapa karakteristik, yaitu: adanya kerjasama secara formal maupun informal, adanya tujuan bersama untuk mencapai kepentingan bersama, terdapat pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab, terjalinnya hubungan formal berdasarkan aturan yang telah ditetapkan bersama, terdapat tim kerja, dan adanya obyek pekerjaan.

2.1. Manajemen Proyek: Siklus Hidup Proyek

Pandangan proyek dilihat dari siklus hidup proyek memiliki empat fase yaitu: fase identifikasi, fase perencanaan, fase pelaksanaan, dan fase penutupan.

Fase identifikasi proyek meliputi aktivitas membangun inisiasi, menentukan kebutuhan dengan jelas, menentukan tim kerja, dan menganalisis kelayakan proyek.

Setelah diidentikasi, barulah bisa dilakukan fase berikutnya,
yaitu fase perencanaan, yang meliputi menentukan solusi proyek secara lebih terperinci berdasarkan aktivitas yang akan dilaksanakan, menentukan strategi pelaksanaan proyek, menentukan jadwal, membagi tugas dan wewenang, memperkirakan waktu, dan merancang biaya yang diperlukan untuk berjalannya proyek.

Fase pelaksanaan proyek dilakukan di bawah pengawasan yang ketat oleh manajer proyek agar pelaksanaan proyek sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan dan disepakati.

Fase akhir dari proyek adalah fase penutupan atau close-out. Penekanan fase ini adalah pada verifikasi bahwa proyek tersebut telah memenuhi kebutuhan. Idealnya, ketika close-out proyek berjalan dengan baik, transisi yang mulus dari pengembang proyek kepada pemilik atau pengguna proyek.

2.2. Manajemen Proyek: Proses

Manajemen proyek sebagai sebuah proses bermakna bahwa proyek
dilaksanakan berdasarkan langkah-langkah disesuaikan dengan tujuan, target dan keterbatasan yang ada.

Biasanya proses tersebut meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

(i) mengidentifikasi masalah atau peluang,

(ii) menentukan solusi penyelesaian proyek,

(iii) menyusun kebutuhan sumber daya dan membagi tugas dan wewenang,

(iv) menyusun jadwal dan alokasi waktu pelaksanaan,

(v) memperkirakan biaya dan menyusun anggaran proyek,

(vi) menganalisis resiko dan membangun hubungan yang baik dengan
pemangku kepentingan,

(vii) melaksanakan kontrol dan berkomunikasi
selama pelaksanaan,

(viii) serah terima proyek, dan

(ix) pemeliharaan.

2.3. Manajemen Proyek: Komunikasi interpersonal dan Konteks Perilaku

Salah satu faktor keberhasilan proyek adalah faktor interpersonal dan perilaku. Kedua faktor ini dalam manajemen proyek keberadaannya sangat
menentukan sebab berhubungan dengan seni bagaimana berkomunikasi dan berperilaku.

Dalam beberapa literatur dikatakan bahwa manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu, yang meliputi enam unsur yaitu: Men, Money, Methode, Materials, Machines dan Market.

Komunikasi interpersonal dan konteks prilaku dalam manajemen
proyek, setidaknya dipengaruhi oleh tiga unsur, yaitu:

(i) kepemimpinan,

(ii) motivasi, dan

(iii) komitmen

Kepemimpinan akan mempengaruhi tim kerja untuk berusaha mencapai
tujuan kelompok secara sukarela melalui proses komunikasi yang baik dan
keteladanan perilaku.

Kemampuan untuk mengkomunikasikan nilai dan potensi sangat diperlukan untuk mencapai keberhasilan proyek.

Oleh karena itu pemimpin proyek harus mahir dalam soal-soal teknis dan taktis, mengetahui diri sendiri, mencari, dan selalu berusaha memperbaiki diri, memiliki keyakinan bahwa tugas-tugas dimengerti, diawasi dan dilayani, mengenal anggota-anggota bawahan serta memelihara kesejahteraan, memberikan teladan dan contoh yang baik, menumbuhkan rasa tanggung jawab di kalangan anggota, melatih anggota bawahan sebagai satu tim yang kompak, membuat keputusan-keputusan yang sehat dan tepat pada waktunya, memberikan tugas dan pekerjaan kepada bawahan sesuai kemampuannya, dan bertanggung jawab terhadap tindakan-tindakan yang dilakukannya.

Motivasi berasal dari kata latin movere yang berarti dorongan atau menggerakkan. Motivasi (motivation) adalah keinginan dalam diri seseorang yang menyebabkan orang tersebut bertindak atau sebuah dorongan yang diatur oleh tujuan.

Kebutuhan, keinginan, hasrat dan dorongan, semuanya serupa dengan motif, yang merupakan asal dari motivasi. Motivasi memiliki kecenderungan dalam diri seseorang yang membangkitkan topangan dan mengarahkan tindak tanduknya.

Motivasi meliputi faktor kebutuhan biologis dan emosional yang hanya dapat diduga dari pengamatan tingkah laku manusia.

Motif berprestasi adalah kebutuhan untuk mengerjakan sesuatu secara lebih baik. Orang dengan motif berprestasi yang tinggi akan lebih banyak berpikir tentang cara melaksanakan pekerjaan yang lebih baik, atau hambatan yang mungkin dihadapi. Untuk itu ia akan membuat rencana dengan perhitungan yang matang.

Karakteristik orang yang mempunyai motivasi berprestasi tinggi adalah akan melakukan sesuatu dengan sebaik-baiknya, melakukan sesuatu dengan mencapai kesuksesan, menyelesaikan tugas-tugas yang memerlukan usaha dan keterampilan, berkeinginan menjadi orang terkenal dan menguasai bidang tertentu, melakukan hal yang sukar dengan hasil yang memuaskan, mengerjakan sesuatu yang sangat berarti, dan melakukan sesuatu yang lebih baik dari pada orang lain.

Adapun karakteristik manajer yang motif berprestasinya rendah di antaranya: kurang memiliki tanggung jawab pribadi dalam mengerjakan suatu pekerjaan atau kegiatan, memiliki program kerja tetapi tidak didasarkan pada rencana dan tujuan yang realistik serta lemah melaksanakannya, bersikap apatis dan tidak percaya diri, ragu-ragu dalam mengambil keputusan, dan tindakannya kurang terarah pada tujuan.

Komitmen tim kerja sangat diperlukan untuk keberhasilan proyek. Kita sadari bahwa dalam satu proyek kadangkala tim kerja diisi oleh orang yang memiliki latar belakang yang berbeda dari segi disiplin ilmu, kemampuan, budaya, kultur kerja, ras, agama dan perbedaan lainnya. Walaupun tim kerja memiliki latar belakang yang berbeda, faktor komitmen perlu dibangun.

Komitmen adalah tingkat keteguhan atau kepercayaan tim kerja dalam menerima tujuan-tujuan pekerjaan dan akan tetap tinggal atau tidak akan meninggalkan pekerjaan dalam kondisi apapun.

Suatu bentuk komitmen yang muncul bukan hanya bersifat loyalitas yang pasif, tetapi juga melibatkan hubungan yang aktif dengan bekerja, memiliki tujuan, dan memberikan segala usaha demi keberhasilan proyek.

2.4. Manajemen Proyek: Konteks Organisasi

Efektivitas organisasi proyek sangat bergantung pada proses pelaksanaan
tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam proyek. Organisasi proyek mengatur dalam penataan sistem dan pengaturan sumber daya dan
mekanisme hubungan kerja antara satu unit dengan unit lainnya.

Keberhasilan semua fungsi manajemen proyek dipandang dari sudut
organisasi sangat bergantung pada kepemimpinan, memotivasi, dan
pelaksanaan komponen yang ada dalam organisasi.

Semua itu, baik sistem maupun dorongan kepemimpinan, akan berujung pada kualitas sumber daya manusia. Dengan demikian, pencapaian tujuan dan sasaran proyek dipengaruhi oleh keberhasilan atau kinerja organisasi proyek.

Sedangkan kinerja organisasi proyek sangat ditentukan oleh manajemen proyek yang mengatur proses dan mekanisme kerja melalui penataan sistem dan sumber daya.

Manajemen proyek akan berhasil secara efektif apabila didukung oleh kepemimpinan yang baik, dan sumber daya manusia yang profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

3. Komponen Manajemen Proyek

Kunci keberhasilan manajemen proyek adalah tersedianya sumber daya
proyek, baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Komponen sumber daya proyek yang dimaksud meliputi konteks ruang lingkup, waktu, kualitas, biaya, sumber daya manusia, komunikasi, konfigurasi dan resiko.

Konteks ruang lingkup proyek dalam proyek perangkat lunak merujuk pada spesifikasi kebutuhan dan berapa ukuran atau luas dari perangkat lunak yang akan dikerjakan. Mengapa ini penting diketahui? Sebab hal ini berpengaruh terhadap biaya, waktu, dan sumber daya yang dibutuhkan.

Konteks waktu proyek untuk sementara kita ketahui dari karakteristik proyek bahwa yang dikatakan sebuah proyek memiliki titik permulaan dan garis akhirnya.

Permulaan proyek dimulai dari administrasi proyek. Sedangkan akhir proyek adalah bila proyek tersebut telah mencapai tujuan, atau bila sasaran proyek tidak akan atau tidak dapat bertemu sehingga proyek tersebut akan dihentikan. Durasi proyek adalah waktu antara titik permulaan dan akhir.

Konteks kualitas bermakna untuk memastikan produk akhir memiliki kualitas tinggi maka diperlukan pengawasan sepanjang pengembangan proyek.

Tujuan dari jaminan kualitas proyek adalah untuk menjamin spesifikasi semua pekerjaan sesuai dengan yang ditetapkan dalam perjanjian kontrak, pelaksanaan proyek yang sedang berjalan dan keberterimaan dari proyek.

Aktivitas ditekankan kepada pemeriksaan kualitas untuk setiap produk kerja, tools, dan metode yang digunakan. Setidaknya, kualitas produk dapat ditinjau dari tiga aspek, yaitu:

(i) operasi produk (correctness, realiability, efficiency, integrity, usability),

(ii) peralihan produk (portability, reausibility, interoperatibility), dan

(iii) revisi produk (maintainability, flexibility, testability).

Konteks biaya merujuk pada sponsor proyek yang biasanya menyediakan petunjuk dan dana untuk proyek yang akan dijalankan. Dalam hal ini, sponsor bisa oleh individu atau suatu lembaga/institusi/perusahaan dan atau gabungan dari berbagai pihak yang terkait khususnya yang berhubungan dengan proyek perangkat lunak.

Setelah proyek perangkat lunak ditentukan, biasanya para sponsor proyek tersebut akan menjadi manajer senior yang bertanggung jawab atas bagian utama dari suksesnya proyek.

Konteks sumber daya manusia mencakup manusia, hardware, software atau aset lainnya. Kebanyakan proyek perangkat lunak memerlukan berbagai keahlian dan kompetensi dari berbagai disiplin ilmu, melintasi berbagai bidang dan kadangkala melibat semua unsur yang terkait.

Setidaknya ada dua kompetensi yang harus dimiliki oleh sumber daya proyek perangkat lunak, yaitu kompetensi yang secara langsung terlibat dalam proyek, di mana kemampuan ini bisa dilihat dan dibuktikan (hardskills), dan kompetensi yang tidak langsung tetapi sangat berperan dalam proyek (softskills) yang sulit dibuktikan tapi berdampak pada pengelolaan proyek.

Konteks komunikasi merujuk pada suatu alat, metode, atau teknik yang digunakan dalam proyek. Seperti dalam konteks sebelumnya bahwa proyek yang baik apabila disampaikan dengan metoda dan cara yang tidak tepat maka akan berpengaruh pada jalannya proyek, maka begitu juga sebaliknya.

Komunikasi sangat menentukan keberhasilan proyek sebab komunikasi
menentukan hubungan interpersonal dan intrapersonal dalam sebuah proyek.

Konteks konfigurasi proyek adalah suatu model/disain/mekanisme yang melambangkan satu kesatuan dari sebuah proyek perangkat lunak.

Di dalam konfigurasi tercermin masukan, proses dan keluaran yang menjelaskan hubungan antara satu entitas dengan entitas lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Model dan teknik konfigurasi proyek sangat ditentukan oleh kemajuan dan kapasitas teknologi informasi dan sumber daya lainnya. Selain itu, konfigurasi proyek sangat ditentukan oleh model atau teknik yang digunakan, misalnya:

a. model terbagi (decentralized computing) adalah konfigurasi dimana fisik sistem dipecah ke dalam beberapa sistem yang lebih kecil dan beberapa entitas beban dipisah dan dibagi ke sistem-sistem kecil tersebut.

b. model tersebar (distributed computing), adalah konfigurasi dimana fisik dan logik sistem dipecah ke dalam komputer kecil-kecil yang disebut node dan saling berkomunikasi,

c. model client-server, model ini tidak jauh beda dengan komputasi terpusat,

d. cloud computing adalah model virtualisasi yang mampu untuk mengintegrasikan berbagai model.

Konteks resiko sebagai sebuah konsekuensi dari pelaksanaan proyek. Di
dalam pengembangan sistem akan terjadi berbagai resiko yang mungkin
terjadi.

Faktor resiko pengembangan sistem yang perlu diperhatikan di antaranya berkaitan dengan:

(i) resiko proyek (anggaran, jadwal, pekerja, sumber, pelanggan dan kebutuhan),

(ii) resiko teknikal (desain, interface, perjanjian, dan pelaksanaan), dan

(iii) resiko bisnis (tidak ada pesanan, tidak berkualitas, sukar dipasarkan karena kurang anggaran dan dukungan manajemen)

Sumber: Munir (2015). Manajemen Proyek Perangkat Lunak , UPI PRESS: Bandung